Warum sich Automatisierung für Druckereien lohnt

Es wird ja schon wie ein Mantra wiederholt – in der Druckindustrie sind die Auflagen je Auftrag im Sinkflug, die Preise, etwa für Verbrauchsmaterialien, werden regelmäßig angehoben, die Nachfrage nach personalisierten Druckerzeugnissen steigt, und die Kunden wollen ihre Druckprodukte für möglichst kleines Geld, am liebsten sofort.
 

Ebenso klar ist auch, dass solche Aufträge mit den gewohnten, den tradierten Methoden nicht wirtschaftlich produziert werden können – das geht nur mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad. Wer versäumt, seine Prozesse über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg zu digitalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren, geht das Risiko ein, auf der Strecke zu bleiben.
 

Traditionell arbeitende Druckereien werden bald schmerzlich erkennen, dass sie ohne Automatisierung im Wettbewerb keine Chance haben. Betriebe mit einem hohen Automatisierungsgrad haben einfach mehr "Verhandlungsmasse" – sie haben dank der höheren Effizienz Kostenvorteile, die sie bei Bedarf an ihre Kunden weitergeben können.

Das heißt im Klartext: Druckereien sollten jetzt die Chancen der Automatisierung nutzen, damit sie ihre Kunden nicht an die Konkurrenz verlieren. Das gilt übrigens auch und besonders für kleine Druckhäuser – in schlanken Strukturen besteht ja beispielsweise weniger Spielraum, um etwa Personalausfälle zu kompensieren.

Neben der Optimierung des laufenden Geschäfts schafft das Dreigestirn aus Digitalisierung, Standardisierung und Automatisierung die Grundlage für neue Geschäftsmodelle. Der klassische Onlinedruck ist da nur ein Beispiel. Möglich sind auch individuelle Portale für Kunden, über die deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder auch externe Partner weitgehend standardisierte Drucksachen bestellen können.

Auch Lagerhaltung und Fulfillment bieten Potenzial für neue Dienstleistungen. Da Druckereien über den freigegebenen Datenbestand der Kommunikationsmittel ihrer Kunden verfügen, ist das Spektrum der Möglichkeiten für neue Services enorm.
 

Automatisierung ja, aber wie?
Wie heißt es so schön – der Anfang ist die Hälfte des Ganzen? Das gilt auch für Automatisierungs-projekte, die immer digital und IT-getrieben sind. Wichtig für das Verständnis: Die technische Entwicklung in der digitalen Welt und so auch im Druckwesen schreitet rasch voran. IT-Projekte wurden gern in komplexen "Lastenheften" beschrieben – allein deren Erstellung dauerte meist Monate. Damit waren sie schon veraltet, wenn mit der Umsetzung des Projekts begonnen werden sollte. Außerdem wurden sie oft aus einem Blickwinkel erstellt und erfassen nicht, wie heute nötig, alle Abteilungen und Prozesse.

Legen Sie stattdessen besser ein "lebendes Dokument" an, sozusagen einen Reiseführer in die Zukunft Ihres Druckbetriebes. Werden Sie sich darüber klar, wohin die strategische Reise gehen soll. Wollen Sie ins Web-to-Print-Geschäft einsteigen oder sich eher auf sehr hochwertige Druckerzeugnisse fokussieren? Wollen Sie den Offset-Druck beibehalten oder voll und ganz auf Digitaldruck setzen? Wollen Sie sich den Verpackungsdruck erschließen, der im Gegensatz zum Akzidenzdruck Wachstum verzeichnet? Mit welchen (IT-)Services wollen Sie Ihre Kunden noch besser betreuen und an Ihr Unternehmen binden?
 

Haben Sie diese Ziele formuliert, können Sie sich an die Analyse des aktuellen Zustandes machen. Was kann beibehalten werden, was sollte optimiert oder ersetzt werden oder was kann gar ersatzlos gestrichen werden? Wichtig dabei: Machen Sie das nicht allein, beziehen Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Ihre externen Partner ein und nutzen Sie deren Erfahrungen. Versuchen Sie, möglichst ergebnisoffen zu bleiben und nicht vor Veränderungen zurückzuschrecken.

In diesem Sinne ist es auch nützlich, außenstehende Beraterinnen oder Berater einzubeziehen. Deren unbeeinflusster, unbestechlicher Blick auf den Ist-Zustand Ihres Betriebes, Ihre Zukunftsstrategie und Ihre Planung hilft dabei, Fehlentscheidungen zu vermeiden (nicht ohne Grund gibt es bei großen IT-Projekten auch den so genannten "Cold Eye Review").
 

Überprüfen Sie den Status Ihres Automatisierungsprojekts in turnusmäßigen Meetings, in denen alle Beteiligten über den Stand der Dinge, über etwaige Probleme oder unerwartete Chancen berichten. Aktualisieren Sie dann ihre Planung – so halten Sie Ihr Projekt unter Dampf und auf Kurs.

Bedenken Sie außerdem, dass Ihr Projekt wohl nie zu 100 Prozent fertig sein wird – schließlich werden immer wieder neue Technologien zur Verfügung stehen. Das mag erst einmal ungewohnt sein, ist aber die Chance, Ihre Prozesse fortlaufend zu optimieren und flexibel an neue Gegebenheiten und Möglichkeiten anpassen zu können. Möglich ist das über Software und Maschinen mit offenen Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen Applikationen und Geräten – und eben einem Reiseführer für die weitere digitale Transformation Ihres Unternehmens.

Dies ist die zweite Folge einer dreiteiligen Serie zum Thema "Digitalisierung der Druckindustrie". Die erste Folge finden Sie hier. Die nächste Folge befasst sich mit neuen Technologien, die helfen, den wirtschaftlichen Erfolg von Druckereien zu sichern.

Autor: Sebastian Krüger
Nach seiner Ausbildung zum Mediengestalter und Weiterbildung zum Medienfachwirt arbeitete Sebastian Krüger rund 14 Jahre in verschiedenen Druckereien als Mediengestalter und Kundenberater. Im Jahre 2011 wechselte er in die Softwarebranche und kam nach Stationen bei Alphagraph und EFI 2018 zu Crispy Mountain (heute Zaikio), dem Entwickler der Druckereimanagement-Software Keyline. Als Customer Success Manager ist er für Druckereien Ansprechpartner für Keyline und die Konnektivitäts-Plattform Zaikio.